РД 52.14.616-2000
РУКОВОДЯЩИЙ ДОКУМЕНТ
ИНСТРУКЦИЯ
Порядок работы с фондом нормативных документов
РД 52.14.616—2000
Дата введения 2001—06—01
Предисловие
1 РАЗРАБОТАН | Центральным конструкторским бюро гидрометеорологического приборостроения (ЦКБ ГМП) Росгидромета |
2 ВНЕСЕН | Техническим управлением Росгидромета |
3 РАЗРАБОТЧИКИ: | Л.С. Сараева (руководитель темы), В.И. Капирусова, Н.П. Сидорова, Р.Ю. Рябова |
4 УТВЕРЖДЕН | Руководителем Росгидромета 29.08.2000 |
5 ЗАРЕГИСТРИРОВАН | ЦКБ ГМП за номером РД 52.14.616-2000 от 04.09.2000 |
6 ВЗАМЕН | Р 52.14.187-89. Рекомендации. Фонд нормативных документов. Порядок работы |
1 Область применения
Настоящая инструкция распространяется на фонды нормативных документов* (далее - фонд) в учреждениях и организациях Росгидромета (далее - организации) и устанавливает порядок:
- комплектования фонда;
- учета, хранения и внесения изменений в нормативные документы;
- ведения справочно-поискового аппарата;
- осуществления справочно-информационного обслуживания;
- обеспечения пользователей нормативными документами.
2 Нормативные ссылки
В настоящей инструкции использованы ссылки на следующие стандарты:
ГОСТ 1.12—99 Государственная система стандартизации Российской Федерации. Стандартизация и смежные виды деятельности. Термины и определения;
ГОСТ 2.503—90 Единая система конструкторской документации. Правила внесения изменений.
3 Общие положения
3.1 Фонд представляет собой систематизированный массив нормативных документов, корректируемый на основании официальных сведений об отмене, замене, изменениях и дополнениях и имеющий справочно-поисковый аппарат ([1], приложение Е).
Фонд является составной частью справочно-информационного фонда организации.
___________
* Нормативный документ — документ, устанавливающий правила, общие принципы или характеристики, касающиеся различных видов деятельности или их результатов (ГОСТ Р 1.12).
3.2 Фонд, как правило, включает:
- межгосударственные стандарты (ГОСТ) и государственные стандарты Российской Федерации (ГОСТ Р);
- руководящие документы (РД 50), рекомендации (Р 50) и правила (ПР 50) Госстандарта России;
- отраслевые стандарты (ОСТ), руководящие документы (РД) и рекомендации (Р) Росгидромета и других министерств (ведомств);
- стандарты предприятия (СТП);
- международные стандарты;
- национальные стандарты;
- указатели (перечни) нормативных документов;
- отраслевые справочники и каталоги;
- общероссийские и другие классификаторы;
- технические условия на продукцию (за исключением технических условий, являющихся неотъемлемой частью комплекта конструкторской документации).
Состав фонда каждая организация определяет в зависимости от закрепленного за ней направления деятельности.
3.3 Ответственность за введение фонда в организации возлагают, как правило, на службу стандартизации.
3.4 Порядок работы с нормативными документами с грифом "Секретно" и "Для служебного пользования" установлен положением [2] и инструкцией [3].
4 Комплектование фонда
4.1 Комплектование фонда направлено на создание и пополнение фонда действующими нормативными документами, соответствующими закрепленному направлению деятельности организации.
Комплектование фонда подразделяется на:
- начальное, при котором закладывают минимально необходимые основы фонда;
- текущее, при котором приобретают вновь утвержденные документы;
- доукомплектование, при котором приобретают недостающие документы, утвержденные в прошедшие годы.
4.2 Основными информационными изданиями для комплектования фонда являются:
- указатели и информационные указатели государственных, межгосударственных и отраслевых стандартов, технических условий;
- бланки заказов (приложений к ежемесячным информационным указателям "Государственные стандарты" — ИУС);
- перечень нормативных документов Росгидромета [4];
- каталог международных стандартов;
- каталоги изданий организаций Госстандарта России;
- каталог Редакционно-информационного агентства (РИА) "Стандарты и качество";
- информационные издания министерств (ведомств) в смежных областях деятельности;
- ежегодные планы подготовки и издания научно-технической литературы Росгидромета.
4.3 Поступившие в организацию информационные издания направляют для рассмотрения заинтересованным специалистам. Их предложения о заказе необходимых нормативных документов работник фонда обобщает, в установленном порядке оформляет и направляет запросы в соответствующие организации по обеспечению нормативными документами.
5 Учет
5.1 Все нормативные документы и изменения к ним, поступившие в фонд, в том числе на микрофишах и машинных носителях информации (компактных дисках, дискетах), подвергают входному контролю:
- сверяют с сопроводительным документом (при его наличии) обозначение, наименование, количество экземпляров;
- проверяют пригодность для снятия копий, хранения, а нормативные документы на машинных носителях информации — на возможность просмотра, чтения и копирования.
5.2 Прошедшие входной контроль нормативные документы подлежат суммарному и индивидуальному учету.
В случае когда фонд является составной частью фонда научно-технической библиотеки организации, суммарный и индивидуальный учет нормативных документов ведут отдельно от суммарного и индивидуального учета документов фонда научно-технической библиотеки.
Основными единицами учета объема фонда являются экземпляр и наименование. Учет объема фонда в наименованиях применяется для новых поступлений. Повторное издание учитывается как новое наименование, если оно переиздано с измененным обозначением (год утверждения) или наименованием.
5.3 Суммарный учет дает сведения об общем объеме (количестве в наименованиях и экземплярах), составе по категориям и движении фонда.
Суммарный учет нормативных документов ведут в книге суммарного учета по форме приложения А.
Пояснения по заполнению книги суммарного учета приведены в приложении Б.
5.4 Индивидуальный учет нормативных документов, позволяющий иметь конкретные сведения о данном документе, поступившем в фонд, ведут на карточках учета по форме приложения В.
Каждый нормативный документ, поступивший в составе тематического сборника, ставят на индивидуальный учет как отдельно изданный.
Индивидуальный учет изменений к нормативным документам ведут в соответствующих графах карточек учета изменяемых документов.
5.5 Карточки учета, систематизированные в справочно-поисковом аппарате по определенному принципу, образуют нумерационный, предметный и алфавитный каталоги.
5.5.1 Нумерационный каталог строится по буквенно-цифровым обозначениям нормативных документов и содержит описания действующих, отмененных и замененных нормативных документов.
Нумерационный каталог раскрывает фонд по категориям и обозначениям нормативных документов, содержит сведения об изменениях (дополнениях, поправках, отмене, полной или частичной замене, переиздании), количестве имеющихся экземпляров документов, организациях-разработчиках (держателях подлинников) нормативных документов.
5.5.2 Предметный каталог раскрывает предметное содержание фонда независимо от отрасли промышленности, к которой относятся нормативные документы, например: метеорология, гидрология, стандартизация, метрология, конструирование, технологическая подготовка производства, охрана окружающей среды.
В предметный каталог включают сведения только о действующих нормативных документах, включенных в нумерационный каталог. В случае отмены или полной замены нормативного документа карточку на него из предметного каталога изымают.
5.5.3 Алфавитный каталог составляют для удобства поиска нормативных документов, не имеющих обозначения. Карточки в алфавитном каталоге располагают в алфавитном порядке по первым буквам наименований нормативных документов.
5.6 На учтенных в фонде документах проставляют штампы или делают записи от руки, содержащие:
- сокращенное наименование организации и подразделения, ответственного за учет и хранение нормативных документов (при необходимости);
- порядковый номер экземпляра нормативных документов одного наименования, начиная с номера 2. Вместо штампа "ЭКЗ. № 1" проставляют штамп "КОНТРОЛЬНЫЙ ЭКЗЕМПЛЯР".
Нормативные документы и изменения к ним, поступившие в фонд на микрофишах и машинных носителях информации, помещают в конверты или коробки, на которых также проставляют соответствующие штампы или делают записи от руки.
6 Расстановка и хранение
6.1 Расстановка нормативных документов должна обеспечивать оперативность их поиска и выдачи.
6.2 Расстановку нормативных документов осуществляют, как правило, по категориям, в пределах категории — в порядке возрастания номеров обозначений при наличии и (или) регистрационных номеров.
Международные стандарты и рекомендации международных организаций по стандартизации расставляют в алфавитном порядке наименований организаций, в пределах каждой организации — в порядке возрастания регистрационных номеров.
Иностранные стандарты расставляют в алфавитном порядке русских наименований стран, в пределах страны — в алфавитном порядке буквенных обозначений национальной или отраслевой принадлежности (при наличии), в пределах буквенного обозначения — в порядке возрастания регистрационных номеров.
Тематические сборники нормативных документов с последовательной нумерацией обозначений расставляют в общем ряду соответствующей категории по первому обозначению нормативного документа, указанному на титульном листе (обложке).
В случае если в тематический сборник включены нормативные документы, имеющие разные категории или непоследовательную нумерацию обозначений, то сборнику присваивают условный порядковый номер, который проставляют на титульном листе (обложке) и в карточке учета каждого входящего в него нормативного документа. Расставляют такие сборники нормативных документов в порядке возрастания присвоенных условных порядковых номеров.
6.3 Нормативные документы на бумажных носителях расставляют и хранят на стеллажах, в шкафах, коробках или папках, нормативные документы на микрофишах и машинных носителях информации — в конвертах из плотной бумаги, пластмассовых или алюминиевых боксах.
Стеллажи или полки в шкафу оформляют разделителями, а коробки, папки, конверты, боксы — наклейками (надписями) с указанием на них категорий нормативных документов, условных обозначений министерств (ведомств), регистрационных или условных порядковых номеров и другой информации, способствующей быстрому поиску нужного нормативного документа.
6.4 Помещение, занимаемое фондом, должно быть сухим, чистым, оборудованным в противопожарном отношении.
6.5 Служба организации, осуществляющая учет и хранение нормативных документов, должна периодически, не реже одного раза в пять лет, проводить проверку (ревизию) фонда на предмет:
- фактического наличия документов согласно каталогам и другим формам учета нормативных документов;
- соблюдения правил учета и хранения;
- выявления недействующих нормативных документов и документов без внесенных изменений.
6.6 В случае когда фонд является составной частью фонда научно-технической библиотеки организации, нормативные документы расставляют и хранят на стеллажах отдельно от других изданий.
6.7 Контрольный экземпляр отмененного или замененного нормативного документа при необходимости допускается сохранять в фонде с отметкой "Архивный экземпляр "на обложке нормативного документа и карточке учета.
Срок хранения архивных экземпляров нормативных документов устанавливают в организации.
6.8 Отменные и замененные нормативные документы, а также архивные экземпляры нормативных документов, утративших практическую ценность по истечении назначенного срока хранения, уничтожают в установленном порядке.
7 Внесение изменений
7.1 Внесение изменений (дополнений, поправок, сведений об изменении срока действия, отмене, полной или частичной замене и переиздании) в действующие нормативные документы осуществляют на основании официальной информации, публикуемой в соответствующих информационных изданиях, как правило, работники фонда в соответствии с требованиями ГОСТ 2.503 и инструкции [5].
Последовательность внесения изменений:
- устанавливают по нумерационному каталогу наличие в фонде нормативных документов, в которые должны быть внесены изменения, или которые подлежат отмене (замене);
- делают необходимое количество копий изменений (по количеству учтенных в фонде нормативных документов);
- текст изменения, как правило, подклеивают к корешку первой страницы нормативного документа. При необходимости вносят изменения в текст нормативного документа;
- делают отметку о внесенном изменении в листе регистрации изменений нормативного документа согласно правилам его заполнения. При отсутствии листа регистрации изменений на титульном листе (обложке) или в свободном нижнем поле первой страницы проставляют порядковый номер изменения и ИУСа.
При внесении поправки вместо порядкового номера изменения пишут слово "Поправка".
7.2 Изменения, поступившие на микрофишах и машинных носителях информации, в нормативные документы не вносят, но используют при работе с соответствующим нормативным документом.
7.3 Учет внесенных в нормативные документы изменений ведут в соответствующих графах карточек учета нумерационного каталога.
7.4 Отмененные и замененные нормативные документы изымают из пользования и из фонда с учетом требования по 6.7.
Тематические сборники нормативных документов изымают из пользования и из фонда при условии отмены или полной замены всех включенных в них нормативных документов.
7.5 На каждом экземпляре отмененного, частично или полностью замененного нормативного документа проставляют соответствующий штамп, выполненный согласно приложению Г, или делают аналогичную запись от руки.
8 Справочно-информационное обслуживание
8.1 Справочно-информационное обслуживание включает:
- информирование пользователей о нормативных документах;
- справочно-библиографическую работу с нормативными документами;
- выдачу нормативных документов.
8.1.1 Информирование пользователей о нормативных документах, поступивших в фонд организации, осуществляют работники фонда через информационные листки; выставки новых поступлений нормативных документов; устные обзоры поступивших нормативных документов.
8.1.2 Справочно-библиографическая работа с нормативными документами заключается в предоставлении по запросу пользователей справок библиографического, тематического, библиотечного и фактографического характера.
8.1.2.1 Справка библиографического характера содержит данные о сроке действия, дате введения в действие, об уточнении обозначения или наименования нормативного документа, наличии изменений к нему. Справку составляют на основе нумерационного каталога и указателей (перечней, каталогов) нормативных документов.
8.1.2.2 Справка тематического характера содержит тематическую подборку нормативных документов по интересующей пользователя теме. Справку составляют на основе предметного каталога и указателей (перечней, каталогов) нормативных документов.
8.1.2.3 Справка библиотечного характера содержит сведения о наличии в фонде нормативного документа. Справку составляют на основе нумерационного каталога.
8.1.2.4 Справка фактографического характера содержит сведения об адресах организаций — разработчиков нормативных документов или организаций, осуществляющих обеспечение нормативными документами.
8.1.3 Из фонда пользователям следует выдавать нормативные документы со всеми имеющимися изменениями по состоянию на дату выдачи в порядке, установленном в организации.
На оборотной стороне карточки учета нормативного документа делают запись о выдаче и возврате.
8.2 В подразделениях организации приказом по организации могут быть назначены ответственные за нормативные документы, выданные из фонда для постоянного пользования. В приказе или в должностной инструкции устанавливают их обязанности и права, а также порядок ведения, учета, хранения и выдачи нормативных документов пользователям внутри подразделения.
8.3 В случае увольнения из организации пользователи обязаны сдать в фонд все числящиеся за ними нормативные документы.
Ответственный за нормативные документы в подразделении в случае прекращения выполнения своих функций должен передать в установленном порядке все числящиеся за ним нормативные документы вновь назначенному ответственному.
9 Порядок обеспечения
9.1 Обеспечение отраслевыми нормативными документами Росгидромета и изменениями к ним осуществляют:
- Гидрометеоиздат — по разнарядкам, составленным организациями — разработчиками нормативных документов в соответствии с предварительными заявками организаций;
- организации — разработчики (держатели подлинников) нормативных документов — по разовым запросам.
Адреса организаций — разработчиков нормативных документов Росгидромета приведены в перечне [4].
9.2 Обеспечение отраслевыми нормативными документами других министерств (ведомств) осуществляют организации — разработчики (держатели подлинников) нормативных документов или организации, назначенные ответственными за ведение фонда своего министерства (ведомства).
Их адреса сообщает по запросам Главный информационный центр стандартов — Всероссийский научно-исследовательский институт классификации, терминологии и информации по стандартизации и качеству (ВНИИКИ).
9.3 Территориальные отделы распространения нормативно-технической документации и научно-технической информации (НТД и НТИ) издательско-полиграфического комплекса (ИПК) Издательства стандартов на основании ежемесячных бланков заказов или разовых запросов обеспечивают пользователей:
- государственными стандартами Российской Федерации, межгосударственными стандартами;
- сборниками стандартов, составленными по отраслевому принципу;
- информационными указателями стандартов и технических условий;
- общероссийскими классификаторами;
- литературой по стандартизации, метрологии, сертификации, управлению качеством, а также другими официальными документами Госстандарта России, имеющими юридическую силу.
Адреса территориальных отделов распространения НТД и НТИ приведены в приложении Д.
9.4 Обеспечение информацией о нормативных документах по закрепленной тематике и их копиями осуществляют информационные центры стандартов организаций Госстандарта России (приложение Д).
9.4.1 ВНИИКИ обеспечивает:
- информацией о документах Федерального фонда стандартов в соответствии с положением [6];
- копиями технических условий и нормативных документов в области стандартизации, метрологии и сертификации, в том числе общероссийскими классификаторами технико-экономической информации, правилами и рекомендациями по стандартизации, метрологии и сертификации;
- копиями международных (региональных) и национальных стандартов, правил, норм и рекомендаций по стандартизации зарубежных стран.
9.4.2 Информационный центр стандартов Всероссийского научно-исследовательского института метрологической службы (ВНИИМС) обеспечивает основополагающими нормативными документами Государственной системы измерений, в том числе государственными стандартами, правилами и рекомендациями по метрологии.
9.4.3 Информационный центр стандартов Всероссийского научно-исследовательского института стандартизации (ВНИИстандарт) обеспечивает:
- государственными стандартами отраслей оборонной техники с грифом "Секретно" и "Для служебного пользования" (при наличии в организации-заказчике соответствующей службы, имеющей лицензию на право работы с документами ограниченного пользования);
- указателем государственных стандартов на военную технику и информационными указателями к нему.
9.4.4 Информационный центр стандартов Всероссийского научно-исследовательского института сертификации (ВНИИС) обеспечивает нормативными и методическими документами системы сертификации ГОСТ Р, в том числе документами по сертификации продукции и услуг; разработке и сертификации систем качества; сертификации производств; аккредитации органов по сертификации и испытательных лабораторий; сертификации средств индивидуальной защиты по требованиям безопасности в нормативных и методических документах на продукцию; регламентации затрат на качество.
9.4.5 Информационный центр стандартов Всероссийского научно-исследовательского института стандартизации и сертификации в машиностроении (ВНИИНМАШ) обеспечивает рекомендациями по стандартизации и каталогизации в области машиностроения и приборостроения.
9.4.6 Информационный центр стандартов Всероссийского научно-исследовательского центра стандартизации, информации и сертификации сырья, материалов и веществ (ВНИЦСМВ) обеспечивает:
- методиками Государственной службы стандартных справочных данных;
- таблицами рекомендуемых и стандартных справочных данных по свойствам материалов и веществ;
- паспортами безопасности материалов и веществ.
9.5 РИА "Стандарты и качество" по заказам организаций обеспечивает периодическими (газетами и журналами) и непериодическими (нормативными и методическими документами, справочниками, учебными пособиями) изданиями и информационными услугами в области стандартизации, метрологии, сертификации, управления качеством и экологии.
Приложение А
(рекомендуемое)
Форма и пример заполнения книги суммарного учета
Часть 1 Поступление нормативных документов
Количество документов всего | В том числе по категориям | ||||||||||||||||||||||||||
Номер записи | Дата записи | Источник поступления, вид сопроводительного документа | Наименований | Экземпляров | ГОСТ | ГОСТ Р | ОСТ 52 | Прочие ОСТ | ПР50 | РД50, Р 50 | РД 52, Р 52 | Прочие РД, Р | МИ | ТУ 52 | Прочие ТУ | СТП | Международные стандарты и рекомендации международных организаций (ИСО, МЭК, МОЗМ и др.) | Прочие документы | Справочно-методическая литература | Примечание | |||||||
1 | 2 | 3 | 4 | 5 | 6 | 7 | 8 | 9 | 10 | 11 | 12 | 13 | 14 | 15 | 16 | 17 | 18 | 19 | 20 | 21 | |||||||
1 | 14.01.99 | вх. № 10 от 12.01.99 | 10 | 10 | 3 3 | 2 2 | 2 2 | 1 1 | 2 2 | ||||||||||||||||||
... | |||||||||||||||||||||||||||
23 | 04.04.99 | TOP № 1. сч.-факт. № 33 от 28.02.99 | 8 | 17 | 2 3 | 3 5 | 1 4 | 1 4 | 1 1 | ||||||||||||||||||
24 | 04.04.99 | ксерокопия | 0 | 2 | 2 | ||||||||||||||||||||||
Итого | 18 | 29 | 5 6 | 3 5 | 2 2 | 2 | 3 6 | 1 1 | 2 2 | 1 4 | 1 1 | ||||||||||||||||
Часть 2 Выбытие нормативных документов
Количество документов всего | В том числе по категориям | |||||||||||||||||||
Номер записи | Дата записи | Наименований | Экземпляров | ГОСТ | ГОСТ Р | ОСТ 52 | Прочие ОСТ | ПР 50 | РД 50, Р 50 | РД 52, Р 52 | Прочие РД, Р | МИ | ТУ 52 | Прочие ТУ | СТП | Международные стандарты и рекомендации международных организаций (ИСО, МЭК, МОЗМ и др.) | Прочие документы | Справочно-методическая литература | Примечание | |
1 | 2 | 3 | 4 | 5 | 6 | 7 | 8 | 9 | 10 | 11 | 12 | 13 | 14 | 15 | 16 | 17 | 18 | 19 | 20 | |
1 | 22.02.99 | 2 | 2 | 1 1 | 1 1 | |||||||||||||||
2 | 11.03.99 | 1 | 1 | 1 1 | ||||||||||||||||
3 | 28.09.99 | 1 | 1 | 1 1 | ||||||||||||||||
Итого | 4 | 4 | 1 1 | 1 2 | 1 1 | |||||||||||||||
Часть 3 Итоги движения фонда
Количество документов всего | В том числе по категориям | |||||||||||||||||
Дата учета | Наименований | Экземпляров | ГОСТ | ГОСТ Р | ОСТ 52 | Прочие ОСТ | ПР50 | РД 60, Р 50 | РД 52, Р 52 | Прочие РД, Р | МИ | ТУ 52 | Прочие ТУ | СТП | Международные стандарты и рекомендации международных организаций (ИСО, МЭК, МОЗМ и др.) | Прочие документы | Справочно-методическая литература | Примечание |
1 | 2 | 3 | 4 | 5 | 6 | 7 | 8 | 9 | 10 | ii | 12 | 13 | 14 | 15 | 16 | 17 | 18 | 19 |
Состоит на 31.12.98 | 1141 | 2127 | 256 512 | 87 174 | 64 64 | 32 32 | 15 32 | 54 108 | 38 76 | 76 105 | 52 104 | 69 69 | 38 38 | 55 195 | 75 75 | 98 166 | 132 377 | |
Поступило за 1999 год | 18 | 29 | 5 6 | 3 5 | 2 2 | 2 | 3 6 | 1 1 | 2 2 | 1 4 | 1 1 | |||||||
Выбыло за 1999 год | 4 | 4 | 1 1 | 2 2 | 1 1 | |||||||||||||
Состоит на 01.01.2000 | 1155 | 2152 | 260 517 | 88 177 | 66 66 | 32 32 | 15 34 | 56 113 | 39 77 | 78 107 | 53 108 | 69 69 | 38 38 | 55 195 | 75 75 | 98 167 | 132 377 | |
Приложение Б
(справочное)
Пояснения по заполнению книги суммарного учета
Б.1 Книга суммарного учета состоит из трех частей:
- часть 1 "Поступление нормативных документов";
- часть 2 "Выбытие нормативных документов";
- часть 3 "Итоги движения нормативных документов".
Во всех частях книги суммарного учета графы, учитывающие количество документов по категориям, заполняют в виде дроби:
в числителе указывают количество наименований поступивших нормативных документов, в знаменателе — количество экземпляров.
Если в фонде уже имелся поступивший вновь нормативный документ, то в числителе записывают "0" (нуль) наименований, а в знаменателе — количество экземпляров поступившего нормативного документа данного наименования. Таким образом, количество экземпляров нормативных документов увеличивается, а количество наименований остается прежним.
Б.2 Записи в 1-й части книги суммарного учета "Поступление нормативных документов" ежегодно начинают с номера 1.
Для записи каждой партии нормативных документов, поступивших по одному сопроводительному документу (счету-фактуре, накладной, сопроводительному письму), независимо от вида носителя информации (типографское издание, ксерокопия, дискета, микрофиша) используют только одну строку.
Поступающие в фонд тексты изменений являются частью нормативного документа, ранее учтенного в фонде, поэтому в книге суммарного учета их не фиксируют.
Б.3 Во 2-й части книги суммарного учета "Выбытие нормативных документов" нумерацию выбывающих документов с наступлением очередного года продолжают.
Нормативные документы подлежат исключению из фонда в случае отмены, замены, утери или износа. Каждую партию нормативных документов (или один нормативный документ), выбывающих из фонда, записывают на отдельной строке под очередным порядковым номером.
Запись о списании отмененных или замененных нормативных документов во 2-й части книги суммарного учета производят, как правило, сразу же при обработке соответствующих информационных материалов (ИУСов, извещений).
Б.4 До заполнения 3-й части книги суммарного учета "Итоги движения нормативных документов" необходимо подвести итоги во всех графах 1-й и 2-й частей книги.
Итоговые годовые данные о поступлении и выбытии нормативных документов заносят в соответствующие строки и графы.
Б.5 Если суммарный учет ранее не осуществлялся, то общее количество нормативных документов и их распределение по категориям определяют на основании данных индивидуального учета нормативных документов или на основании подсчета имеющихся нормативных документов.
Полученный результат заносят в качестве начальной записи в 1-ю и 3-ю части книги суммарного учета.
Приложение В
(рекомендуемое)
Форма и пример заполнения карточки учета
Лицевая сторона
Отметка об отмене, замене, восстановлении | С 01.01.99 заменен на РД 52.14.28—98 (Приказ Росгидромета № 63 от 21.05.98) | Листов 2 Лист 1 | |||||||||||
Откуда поступил | Гидрометеоиздат | ||||||||||||
Наименование документа | Обозначение документа | ||||||||||||
Руководящий документ. | РД 52.07.28—84 | ||||||||||||
Система стандартизации Госкомгидромета. Инструкция. Порядок разработки, утверждения и | Отметка об учете | Количество страниц | |||||||||||
регистрации руководящих документов | учтенный | 28 | |||||||||||
Держатель подлинника | Год издания | Редак-ция | Срок действия | Инв. номер | Взамен | ||||||||
НИИП | 1984 г. | с __________ до _________ | Введен впервые | ||||||||||
Дата | Приказ | Место хранения документа | |||||||||||
утверждения | введения | о введении | |||||||||||
10.10.83 | 01.12.84 | Приказ от 27.02.84 № 8 | |||||||||||
Учет документа | Учет изменений | ||||||||||||
Дата поступления | Основание (номер | Количество экземпляров | Номер измене- | Обозначение изменения | Дата внесения | ||||||||
входящего или исходящего документа) | посту-пивших | списан-ных | ния | (извещения) | |||||||||
13.02.84 | вх. № 120 | 5 | 1 | Извещение Л82—85, вх. № 148 от 10.05.85 | 11.05.85 | ||||||||
2 | Извещение Л82—87, вх. № 22 от 12.01.88 | 25.01.88 | |||||||||||
Оборотная сторона
Выдача абонентам | ||||
Номер экз. | Дата выдачи | Фамилия, инициалы | Отдел, тел. | Отметка о возврате |
2 | 24.02.84 | Петров В. И. | ОС, 3-35 | |
5 | 03.03.84 | Родина 0. В. | ОГК, 3-64 | |
4 | 25.08.87 | Чернов С. А. | ОМ, 4-48 | |
Приложение Г
(рекомендуемое)
Формы и примеры заполнения штампов
| ОТМЕНЕН без замены с 01.07.95 Основание ИУС № 2—94 ___________________14.04.94 подпись и дата |
| Рисунок Г.1 |
| ЗАМЕНЕН на ГОСТ 25164—98 с 01.01.99 Основание ИУС № 10—98 ___________________17.11.98 подпись и дата |
| Рисунок Г.2 |
| ЗАМЕНЕН (ИЗМЕНЕН) в части разделов 3, 4 Основание ИУС М° 7—99 ___________________07.08.99 подпись и дата |
| Рисунок Г.3 |
Приложение Д
(справочное)
Адреса организаций, обеспечивающих пользователей
нормативными документами
Территориальный отдел № 1 (119991, Москва, ул. Донская, 8; тел. (095) 236-50-34, тел/факс 236-34-48; ИНН 7703053457, р/с 40502810500100000460 в АКБ "Московский индустриальный банк", БИК 044525600, к/с 30101810300000000600 в ОПЕРУ Московского главного территориального управления Банка России, ОКОНХ 87 100. ОКПО 40287750, КПП 770631001) обслуживает республики Марий Эл, Мордовию, Татарстан, Чувашскую; области Брянскую, Владимирскую, Волгоградскую, Воронежскую, Ивановскую, Калужскую, Костромскую, Курскую, Липецкую, Московскую, Орловскую, Пензенскую, Рязанскую, Самарскую, Саратовскую, Смоленскую, Тамбовскую, Тульскую, Ульяновскую, Ярославскую; страны СНГ и Балтии.
Территориальный отдел № 3 (194242, Санкт-Петербург, пр. Культуры, 26, корп. 1; тел. (812) 557-86-21, 558-16-39; факс 598-53-10, E-mail: standar3@mail/wplus/net; ИНН 7703053457, р/с 40502810113000000026 ОАО "Промышленно-строительный банк" Санкт-Петербурга, БИК 044030791, к/с 30101810200000000791) обслуживает республики Карелию, Коми; области Архангельскую, Вологодскую, Калининградскую, Кировскую, Ленинградскую, Мурманскую, Нижегородскую, Новгородскую, Псковскую, Тверскую.
Территориальный отдел № 10 (350010, Краснодар, ул. Офицерская, 48; тел. (8612) 54-01-20, 54-13-73, E-mail: gost-yug@kubtelecom.ru; ИНН 7703053457, р/с 40503810700000000008 в Ленинском филиале АКБ "Югбанк" г. Краснодара, БИК 040349776, к/с 30101810900000000776) обслуживает республики Дагестан, Калмыкию, Северную Осетию, Ингушскую, Чеченскую; края Краснодарский, Ставропольский; области Астраханскую, Белгородскую, Ростовскую.
Территориальный отдел № 13 (630108, Новосибирск, ул. Котовского, 40; тел/факс (3832) 53-94-36, тел. 53-94-93, E-mail: tor13@online.sinor.ru; ИНН 7703053457, р/с 40602810100000000010 в Новосибирском соцкомбанке "Левобережный", БИК 045017834, к/с 30101810100000000834) обслуживает республики Бурятию, Тыву, Саха (Якутию); края Алтайский, Красноярский, Приморский, Хабаровский; области Амурскую, Иркутскую, Камчатскую, Магаданскую, Новосибирскую, Омскую, Сахалинскую, Томскую, Тюменскую, Читинскую.
Территориальный отдел № 14 (620041, Екатеринбург, ул. Солнечная, 41; тел/факс (3432) 41-68-27, E-mail:stand14@tehnec.ru; ИНН 7703053457, р/с 40502810700040000015 в Кировском филиале Свердлсоцбанка г. Екатеринбурга, БИК 046568766, Ед. к/с 30101810500000000766) обслуживает республики Башкортостан, Удмуртскую; области Курганскую, Оренбургскую, Пермскую, Свердловскую, Челябинскую.
ВНИИКИ. 103001, Москва, Гранатный пер., 4. Тел. (095) 290-50-94. Факс (095) 291-79-65.
ВНИИМС. 119361, Москва, ул. Озерная, 46. Тел. (095) 437-34-83.
ВНИИстандарт. 117421, Москва, В-421, ул. Новаторов, 40. Тел. (095) 935-32-41. Факс. (095) 935-20-27.
ВНИИС. 123557, Москва, Электрический пер., 3/10. Тел. (095) 253-70-06, 253-34-04. Факс (095) 253-33-60, 253-50-46.
ВНИИНМАШ. 123007, Москва, ул. Шеногина, 4. Тел. (095) 256-01-46. Факс (095) 256-65-00.
ВНИЦСМВ. 103006, Москва, ул. Долгоруковская, 21. Тел. (095) 978-03-86.
РИА "Стандарты и качество". 117049, Москва, Ленинский проспект, 9. Тел. (095) 236-40-36, 236-84-61. Факс (095) 236-32-38.
ИПК Издательство стандартов. 107076, Москва, Колодезный пер., 14.
Отдел сбыта Издательства стандартов. 117259, Москва, Большая Черемушкинская ул., 30, корп. 2. Тел. (095) 124-99-44.
Приложение Е
(справочное)
Библиография
1 | Фонды нормативно-технической документации. Комплектование, организация и использование / Р.П. Харитонов // Стандарты и качество. — 1992. — № 1—4. |
2 | Положение о порядке обращения со служебной информацией ограниченного распространения в федеральных органах исполнительной власти: Утв. Приказом Росгидромета № 136ДСП от 02.12.94. |
3 | Инструкция о порядке приема, учета (регистрации), хранения, передачи служебной информации ограниченного распространения и снятия пометки "Для служебного пользования" с носителей информации ограниченного распространения: Утв. Руководителем Росгидромета 17.08.95. |
4 РД 52.14.5—98 | Перечень нормативных документов. |
5 РД 52.14.28—98 | Инструкция. Порядок разработки и обращения отраслевых руководящих документов и рекомендаций. |
6 | Положение о порядке создания и правилах пользования Федеральным фондом государственных стандартов, общероссийских классификаторов технико-экономической информации, международных (региональных) стандартов, правил, норм и национальных стандартов зарубежных стран: Утв. Постановлением Правительства Российской Федерации № 100 от 12.02.94. |
Лист регистрации изменений
Номер | Номер страницы | Номер | Дата | Дата | |||||
изменения | измененной | замененной | новой | аннулированной | документа | Подпись | внесения изм. | введения изм. | |
| | |||||||||
Содержание
1 Область применения
2 Нормативные ссылки
3 Общие положения
4 Комплектование фонда
5 Учет
6 Расстановка и хранение
7 Внесение изменений
8 Справочно-информационное обслуживание
9 Порядок обеспечения
Приложение А Форма и пример заполнения книги суммарного учета
Приложение Б Пояснения по заполнению книги суммарного учета
Приложение В Форма и пример заполнения карточки учета
Приложение Г Формы и примеры заполнения штампов
Приложение Д Адреса организаций, обеспечивающих пользователей нормативными документами
Приложение Е Библиография