Заведующий архивом
|
| УТВЕРЖДАЮ | |||||
|
| ||||||
(наименование предприятия, организации, учреждения) |
| (руководитель предприятия, организации, учреждения) | |||||
|
|
|
|
| |||
ДОЛЖНОСТНАЯ ИНСТРУКЦИЯ |
|
|
|
| |||
00.00.0000 | № 00 |
| (подпись) |
| (Ф.И.О.) | ||
Структурное подразделение: | Архив | ||||||
Должность: | Заведующий архивом |
|
| ||||
|
|
|
|
| 00.00.0000 | ||
- Общие положения
- Настоящая должностная инструкция определяет функциональные обязанности, права и ответственность заведующего архивом.
- Заведующий архивом относится к категории руководителей.
- Заведующий архивом назначается на должность и освобождается от должности в установленном действующим трудовым законодательством порядке приказом директора предприятия.
- Взаимоотношения по должности:
1.4.1 | Прямое подчинение | директору предприятия |
1.4.2. | Дополнительное подчинение | − |
1.4.3 | Отдает распоряжения | работникам архива |
1.4.4 | Работника замещает | заместитель |
1.4.5 | Работник замещает | − |
- Квалификационные требования заведующего архивом:
2.1. | Образование | среднее профессиональное |
2.2. | опыт работы | стаж работы по делопроизводству не менее 2 лет. |
2.3. | знания | Постановления, распоряжения, приказы, другие руководящие и нормативные документы вышестоящих и других органов, касающиеся работы архива. Единую государственную систему делопроизводства. Порядок оформления документов, поступающих в архив, и действующую систему их классификации. Структуру предприятия. Правила хранения бланков строгой отчетности. Основы организации производства, труда и управления. Законодательство о труде. Правила внутреннего трудового распорядка. Правила и нормы охраны труда. |
2.4. | навыки | − |
2.5. | дополнительные требования | − |
- Документы регламентирующие деятельность заведующего архивом
3.1 Внешние документы:
Законодательные и нормативные акты, касающиеся выполняемой работы.
3.2 Внутренние документы:
Устав предприятия, Приказы и распоряжения директора предприятия; Положение о канцелярии, архиве, Должностная инструкция заведующего архивом, Правила внутреннего трудового распорядка.
- Должностные обязанности заведующего архивом
4.1. Возглавляет работу по организации и ведению архивного дела на предприятии.
4.2. Обеспечивает в соответствии с установленным порядком прием, регистрацию, систематизацию, хранение и использование документов.
4.3. Руководит работой по составлению научно-справочного аппарата, облегчающего учет и использование архивных документов, а именно: описи, картотеки, каталоги, указатели, путеводители, обзоры, исторические справки и др., а также соответствующие учетные документы (книги учета поступления и выбытия дел, списки фондов, листы фондов, дела фондов).
4.4. Оказывает методическую помощь в поиске необходимых документов.
4.5. Инструктирует работников структурных подразделений организации о порядке формирования, подготовки и сдачи документов в архив.
4.6. Контролирует своевременность поступления в архив документов, законченных делопроизводством.
4.7. Обеспечивает проведение работ по экспертизе ценности архивных документов, формированию документов в дела постоянного и временного хранения.
4.8. Руководит работой по составлению описей дел для передачи документов в государственные архивы, составлению актов об уничтожении документов, сроки хранения которых истекли.
4.9. Осуществляет контроль за состоянием документов, своевременностью их восстановления, соблюдением в помещениях архива условий, необходимых для обеспечения сохранности документов.
4.10. Организует работу по ведению учета документооборота и количества дел, выдаче архивных справок на основе данных, имеющихся в документах архива.
4.11. Составляет установленную отчетность.
4.12. Принимает участие в разработке положений и инструкций по ведению делопроизводства и организации архивного дела .
4.13. Проводит работу по защите информации, составляющей государственную, коммерческую и служебную тайну.
4.14. Обеспечивает наличие в архиве необходимого инвентаря, потребных бланков, канцелярских товаров, инструктивно-методической литературы по кругу обязанностей.
4.15. Проверяет правильность учета и хранения бланков строгой отчетности.
4.16. Контролирует правильность эксплуатации и исправность производственных помещений, наличие и исправность противопожарных средств.
- Права заведующего архивом
Заведующий архивом вправе:
5.1. Вносить на рассмотрение руководителя предприятия и руководителей структурных подразделений предложения по улучшению деятельности архива.
5.2. Запрашивать лично или по поручению директора предприятия от руководителей структурных подразделений и специалистов необходимые документы и информацию.
5.3. Устанавливать служебные обязанности для подчиненных ему работников.
5.4. Подписывать и визировать документы в пределах своей компетенции.
5.5. Вносить предложения на рассмотрение директора предприятия:
5.5.1. О наложении материальных и дисциплинарных взысканий на подчиненных ему работников, не соблюдающих или ненадлежащим образом соблюдающих свои должностные обязанности.
5.5.2. О применении поощрений за образцовое выполнение трудовых обязанностей, продолжительную и безупречную работу подчиненных ему работников.
5.6. Требовать от директора предприятия (иных руководителей) оказания содействия в исполнении обязанностей и прав, предусмотренных настоящей должностной инструкцией.
5.7. Взаимодействовать со всеми структурными подразделениями по вопросам работы архива.
- Ответственность заведующего архивом
Заведующий архивом несет ответственность:
1. За ненадлежащее исполнение или неисполнение своих должностных обязанностей, предусмотренных настоящей должностной инструкцией, - в пределах, определенных действующим трудовым законодательством Украины.
2. За правонарушения, совершенные в процессе осуществления своей деятельности, - в пределах, определенных действующим административным, уголовным и гражданским законодательством Украины.
3. За причинение материального ущерба - в пределах, определенных действующим трудовым и гражданским законодательством Украины.
- Условия работы заведующего архивом
7.1. Режим работы заведующего архивом определяется в соответствии с
Правилами внутреннего трудового распорядка, установленными на предприятии.
- Условия оплаты труда
Условия оплаты труда заведующего архивом определяются в соответствии с Положением об оплате труда персонала.
- Заключительные положения
- Настоящая Должностная инструкция составлена в двух экземплярах, один из которых хранится у Предприятия, другой — у работника.
- Задачи, Обязанности, Права и Ответственность могут быть уточнены в соответствии с изменением Структуры, Задач и Функций структурного подразделения и рабочего места.
- Изменения и дополнения в настоящую Должностную инструкцию вносятся приказом генерального директора предприятия.
Руководитель структурного подразделения | |||
(подпись) | (фамилия, инициалы) | ||
СОГЛАСОВАНО: | |||
Начальник юридического отдела | |||
(подпись) | (фамилия, инициалы) | ||
00.00.0000 | |||
С инструкцией ознакомлен: | |||
(подпись) | (фамилия, инициалы) | ||
00.00.00 |